PA Content

Soluzione di gestione documentale e protocollo implementata sull'ecm open source Alfresco progettata esplicitamente per ottemperare alle direttive del Codice della Amministrazione Digitale.

Permette di acquisire, protocollare, classificare e fascicolare documenti informatici in conformità alle indicazioni del DPCM 13 novembre 2014. 

Il documento quale rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti (come definito nell’art. 1 comma 1 lett. p del CAD) può esistere giuridicamente solo se è adeguatamente formato, gestito e conservato in idonei sistemi. Il documento informatico assume quindi la caratteristica di immodificabilità solo se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.

PA Content consiste di quattro moduli funzionali principali: modulo di cattura, modulo di classificazione, modulo di fascicolazione, modulo di collaborazione, oltre ad un set di strumenti di utilità che assicurano complessivamente le modalità operative dettate dal DPCM 13 Novembre 2014 compreso l'eventuale utilizzo di un protocollo interoperabile a norma.

La soluzione è integrata con il prodotto @ Retain per la gestione del processo di conservazione a norma.

Cattura
Il modulo di cattura è in grado di acquisire i documenti da fonti esterne e predisporli per l'inserimento nell'archivio. Esso gestisce l'acquisizione dei documenti tramite: Posta elettronica e PEC (connessione tramite protocollo IMAP e trasporto dei messaggi completo di metadati ed allegati) Scanner (applicazione integrata che permette di eseguire la scansione all'interno del browser utilizzando qualsiasi scanner per il quale sia disponibile un driver twain) Importazione tramite browser (upload di file anche multipli) Importazione tramite i protocolli di rete supportati dall'ecm Alfresco (Webdav, Ftp, Cifs) Zimbra Collaboration Suite plugin (Zimlet per Zimbra e componente di servizio su Alfresco. Permette di inviare ad Alfresco i messaggi mail taggando su apposita etichetta Zimbra l'esito positivo della operazione. In questo modo nel client zimbra i messaggi già inviati saranno facilmente identificabili) Il modulo ha l'obiettivo di semplificare quanto più possibile “l'ingestione” dei documenti nel sistema di archivio mantenendo il massimo delle informazioni originali già presenti sui contenuti, sia descrittive che di eventuale vincolo archivistico.

Classificazione
Il modulo di classificazione ha il compito di trasformare i contenuti in ingresso in “record”. Ai fini dell'utilizzo dei documenti nelle attività documentali digitali è infatti importante comprendere la differenza tra un documento ed un “record”. Il primo è rappresentato dai soli contenuti binari (file principale ed eventuali allegati) mentre il secondo aggiunge le informazioni relative alla classe documentale, ovvero a ciò che tali file rappresentano. Ecco quindi che mediante l'operazione di classificazione, un file xml viene trasformato in un record “fattura” definendolo come classe documentale “fattura” e associandolo con i metadati descrittivi utili a poterlo identificare ai fini procedurali. Fa parte integrante del processo di classificazione dei documenti informatici amministrativi l'attribuzione di un numero di repertorio univoco. La classificazione è quindi l'operazione che rende il documento formalmente parte dell'archivio informatico documentale, promuovendolo allo status di record. Il Codice della Amministrazione Digitale identifica i set minimi di metadati che debbono necessariamente corredare i documenti informatici, i documenti informatici amministrativi e i documenti informatici fiscali. PA Content ottempera alla normativa vigente formando un archivio nel quale qualsiasi documento è necessariamente corredato del set minimo di metadati caratteristici della propria natura. Conseguentemente tutti i documenti trattati mediante PA Content sono implicitamente predisposti per la conservazione a norma.

Fascicolazione
Il modulo di fascicolazione permette di raggruppare i documenti al fine di rappresentare un procedimento. La fascicolazione è infatti l’attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. La fascicolazione quindi permette di costruire un sistema basato sull’organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli), che riflettono la concreta attività del soggetto produttore. La fascicolazione ( e la classificazione prima) favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Organizzazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Organizzazione così come per una pubblica Amministrazione e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa. Pa Content permette di fascicolare liberamente più volte lo stesso documento in modo che esso possa appartenere a più fascicoli contemporaneamente, ovvero essere utilizzato in più procedimenti senza obbligare a produrre duplicati informatici o copie conformi. Ciascun fascicolo è univocamente caratterizzato da: Anno di apertura fascicolo, titolo, classe, numero di repertorio (riferito al repertorio dei fascicoli) ed oggetto.

Collaborazione
PA Content prevede la possibilità di condividere un fascicolo o parti dello stesso tra più “attori” all'interno della organizzazione e fornisce strumenti di collaborazione per richiedere ed inviare documenti e copie conformi a tutti i collaboratori presenti nella organizzazione. Mediante un cruscotto delle attività e dei compiti, ciascun utente può ricevere la notifica delle richieste a lui indirizzate e controllare lo stato di quelle pendenti da lui stesso inviate ad altri utenti.

Utilities di sistema
PA Content è caratterizzato da una specifica progettazione orientata allo svolgimento delle attività di gestione digitale implicite nel trattamento di documenti digitali opponibili a terzi e di collaborazione documentale formale all'interno delle organizzazioni. Esso è pertanto corredato di strumenti integrati per la verifica della natura e validità delle firme digitali associate ai documenti, per l'apposizione puntuale di firme digitali, per la registrazione automatica delle attività documentali ai fini della documentazione legale delle azioni svolte dagli operatori e dei contenuti coinvolti. Il sistema mantiene un proprio auditing orientato a documentare chi ha svolto una specifica azione, su quale contenuto (identificato anche dalla relativa impronta) ed il relativo timestamp. Tali log di auditing, prodotti in formato XML, possono essere inviati in conservazione a norma ed in base alla vigente normativa del Codice della Amministrazione Digitale essere utilizzati come strumento per fornire autonomamente data certa ai contenuti trattati. L'utilizzo di PA Content risolve ante litteram il problema connaturato alla protocollazione interna orientata a tenere traccia della consegna formale di documenti tra uffici e servizi della stessa amministrazione.

Protocollo
Pa Content può essere fornito con un modulo di protocollo integrato a norma interoperabile.
Esso è in grado di gestire un numero illimitato di PEC e gestisce eventuali stampanti zebra per la generazione di etichette di protocollo per documenti cartacei.

PA Content è la soluzione di gestione documentale e protocollo a norma più avanzata disponibile per l'ECM open source Alfresco.

Tecnologie

eZ debug

Clear cache:

Quick settings:

Timing: Sep 27 2020 08:09:34
Script start
Timing: Sep 27 2020 08:09:34
Module start 'content'
Timing: Sep 27 2020 08:09:34
Module end 'content'
Timing: Sep 27 2020 08:09:34
Script end

Main resources:

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Database Queries448

Timing points:

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Time accumulators:

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TS translator
TS init0.362054.579110.3620
TS load0.361054.4397100.0361
Template Total0.284042.830.0947
Template load0.02844.281630.0095
String conversion in template resource0.00030.0441200.0000
Template parser: create text elements0.00741.1197200.0004
Template parser: remove whitespace0.00140.2060200.0001
Template parser: construct tree0.02623.9535200.0013
Template load and register function0.00340.515880.0004
Template processing0.255538.524130.0852
states
state_id_array0.00020.022910.0002
state_identifier_array0.00030.047520.0002
Override
Cache load0.01692.5509440.0004
Sytem overhead
Fetch class attribute name0.00190.291930.0006
Fetch class attribute can translate value0.00120.1754140.0001
class_abstraction
Instantiating content class attribute0.00000.003830.0000
XML
Image XML parsing0.00851.2778140.0006
General
dbfile0.00110.1731780.0000
String conversion0.06329.5274247770.0000
Note: percentages do not add up to 100% because some accumulators overlap

Templates used to render the page:

UsageRequested templateTemplateTemplate loadedEditOverride
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