PA Sharing

Smart Working nell'era del cloud

PA Sharing è uno strumento per organizzare documenti, email, note, scadenze e riunioni progettato per aiutare gruppi di lavoro eterogenei nel processo quotidiano di collaborazione operativa a distanza.

Antica Bottega Digitale lo ha implementato unendo e integrando tecnologie open source di eccellenza al fine di creare uno strumento agile che unisce la condivisione documentale tipica delle cartelle di rete con strumenti di office automation e workflow, metadatazione, indicizzazione e ricerca, firma digitale, workflow e videoconferenza.
PA Sharing offre alle pubbliche amministrazioni un moderno ed evoluto ambiente collaborativo web based che oltre ad offrire le classiche funzioni di creazione di folder e file in strutture annidate e gestione delle "access control list" per controllare i privilegi di accesso degli utenti ai contenuti, implementa nuovi strumenti "web based" per gestire l'organizzazione di file personali privati, l'archiviazione della posta elettronica, la creazione di documenti office (docx, xlsx, pptx), l'apposizione della firma digitale a norma e ricerche "google like", la creazione e la gestione di un numero illimitato di spazi collaborativi condivisi con utenti interni ed esterni alla organizzazione.
L'autenticazione, integrabile con strumenti di domain controller ed Ldap, permette di configurare anche una gestione delle password delegata all'esterno fino a funzioni di single sign on per postazioni di lavoro windows e linux.
Grazie al supporto dei protocolli di rete Ftp e Webdav è possibile implementare migrazioni graduali e soluzioni "ibride" di accesso ai contenuti in rete locale e geografica.

La filosofia alla base di PA Sharing
Lo studio di McKinsey Global Institute intitolato “The social economy: unlocking value and productivity through social technologies” sosteneva già nel 2012 che in media un impiegato utilizza il 28 per cento del proprio tempo lavorativo per rispondere alle email e il 20 per cento nella ricerca di informazioni o di colleghi in grado di trasferirle”
L’espressione "lavoratori della conoscenza" è la traduzione italiana di knowledge workers, termine utilizzato per la prima volta da Peter Drucker negli anni ’50.
I lavoratori della conoscenza operano sui processi immateriali ed impiegano diversi tipi di conoscenza per svolgere il proprio lavoro. Per questi lavoratori la conoscenza è il principale input e output dei processi lavorativi. I lavoratori della conoscenza trasformano la propria conoscenza professionale (conoscenza esplicita e tacita, operativa ed esperta, razionale ed emotiva) e gli input conoscitivi (dati, informazioni, immagini, concetti, segnali, simboli) in output di conoscenza a maggior valore, con un valore aggiunto.
Il Collaborative case management (CCM) è la gestione del lavoro relativo ai casi attraverso l'uso di tecnologie che automatizzano e ottimizzano gli aspetti di ciascun caso. In questo contesto, un caso è una raccolta di informazioni su una particolare istanza di qualcosa, come una persona, un'azienda, un incidente o un problema.
Il CCM è un approccio sia umano che tecnologico basato su eventi in arrivo (protocollo, email, etc). Questi eventi cambiano il contesto delle informazioni, richiedendo risposte dagli operatori del caso o da altri knowledge worker che lavorano sul case in collaborazione.
Il CCM è simile alla gestione dei processi aziendali (BPM) in quanto funziona per migliorare la gestione delle attività e il flusso di lavoro. Tuttavia, mentre BPM si concentra sulla definizione completa e sul controllo di processi strutturati e ripetuti, CCM lavora su una base ad hoc per gestire processi dinamici e non strutturati principalmente collaborativi.

L'insieme di questi concetti, unito alla dematerializzazione dello stessa postazione di lavoro definisce il termine "Smart Working"

Organizzare processi innovativi "Smart Working"
Esistono moltissimi casi d'uso nei quali Pa Sharing può rappresentare un valido strumento di supporto per la condivisione di informazioni, documenti e conoscenza.
Possiamo citare ad esempio quello per il coordinamento delle attività relative alla definizione, redazione e condivisione o consultazione dei protocolli di gestione delle emergenze tra Comune, Provincia, Corpi di polizia locale, associazioni di volontariato e Protezione Civile.
Questo caso di uso vede infatti l'esigenza di creare un luogo di incontro digitale, che i sistemi informatici tradizionali presenti negli enti coinvolti non sono in grado di offrire, nel quale una figura di coordinamento possa agilmente "invitare" gli altri referenti per organizzare documenti, planimetrie, immagini o altro tipo di contenuti oltre a  scrivere documenti, svolgere riunioni in videoconferenza registrandone lo svolgimento e che richieda ai partecipanti di essere equipaggiati del solo browser web per fare tutto ciò.
Grazie alla disponibilità di app per smartphone anche soggetti che non dispongono di un personal computer o si trovano direttamente sul campo possono partecipare alle videoconferenze, accedere ai contenuti condivisi o caricare immagini e video in tempo reale.
Un altro caso di uso nel quale Pa Sharing è certamente molto utile è quello della collaborazione remota nell'ambito della gestione documentale dell'edilizia scolastica. Notoriamente le Province hanno la competenza sulla manutenzione delle scuole superiori del territorio di riferimento, mentre ai Comuni è demandato l'onere della manutenzione degli edifici scolastici relativi ad asili, scuole elementari e scuole medie. A causa di queste competenze, questi enti hanno l'esigenza di organizzare un patrimonio documentale "esterno" relativo a varie decine di scuole di vario ordine e grado e delle relative dotazioni condividendone l'accesso con i funzionari titolari. Devono occuparsi di mantenere aggiornate una ampia varietà di tipologie documentali (certificazioni sismiche, energetiche, antincendio, autorizzazioni igienico-sanitari per le mense, certificazioni di conformità degli impianti,  documentazione tecnica inerente ristrutturazioni o adeguamenti, etc) e coordinarne la produzione ed il rinnovo con la dirigenza scolastica.
PA Sharing è già utilizzato da alcuni enti in questo ambito e tali modelli di contenuto sono disponibili su richiesta.
Ulteriori casi di uso non esaustivi che possono essere brillantemente risolti tramite Pa Sharing riguardano l'esigenza di collaborazione documentale degli assessori con il mondo dell'associazionismo, la collaborazione documentale nell'ambito dei gruppi consiliari, lo svolgimento di progetti europei, la creazione di knowledge base su specifici temi.

Strumenti offerti da PA Sharing
La principale funzione di PA Sharing è quella di offrire l'interfaccia utente web e le funzioni di organizzazione di contenuti mediante la possibilità di organizzare un file system virtuale equivalente a quello possibile sulle cartelle di rete condivise.
Se si ha i corretti privilegi è possibile creare folder, sottofolder ed inserire all'interno di queste strutture qualsiasi tipo di contenuto.
Il caricamento dei contenuti è possibile anche mediante comode funzioni drag and drop, ovvero selezionando e trascinando all'interno della interfaccia web i contenuti dal proprio pc. Tale funzione permette di caricare intere strutture di cartelle, sottocartelle e contenuti in una unica operazione.
In tal modo anche la migrazione da cartelle di rete condivise al sistema di Cloud Document Collaboration risulta estremamente semplice ed intuitiva.
Grazie alle funzioni logiche di versioning e cestino utente integrate, tutti i contenuti sono sempre protetti da cancellazioni o sovrascrizione indesiderate. Sia che si tratti di una azione inavvertita da parte di un utente, sia che si tratti della azione maliziosa di virus o ransomware, è sempre possibile recuperare i contenuti precedenti. Inoltre la eliminazione o riduzione dell'utilizzo di protocolli di rete a favore di una interazione mediante browser e protocollo https rende molto più difficoltosa se non impossibile l'azione di software malevoli e aumenta la riservatezza dei dati trasmessi, anche su reti pubbliche.
Notoriamente la protezione sistematica dei file personali degli utenti sui pc è tecnicamente difficoltosa tramite i comuni tool di backup. La memorizzazione di tali conteunti all'interno della specifica area personale (personal folder) disponibile per ciascun utente sul sistema di Cloud Document Management PA Sharing può invece giovarsi immediatamente delle funzioni di backup già previste a livello infrastrutturale per tenere al sicuro i dati.
PA Sharing include un sofisticato editor di documenti integrato in grado di offrire la creazione e la modifica dei formati Microsoft Office e di quelli Openoffice/Libreoffice direttamente online con l'uso del solo browser.
L'editor Onlyoffice integrato è una applicazione che opera in pura tecnologia "HTML 5" sul browser dell'utente e permette di utilizzare fogli di calcolo, scrivere documenti e produrre presentazioni senza l'ausilio di alcuna suite office installata sul porprio pc. L'integrazione in PA Sharing fornisce l'opportunità di editare i contenuti da qualsiasi postazione che offra la semplice disponibilità di un browser, generando automaticamente una nuova versione in totale sicurezza. Le avanzate funzioni di editing dell'editor Onlyoffice offrono anche l'opportunità di lavorare a più persone contemporaneamente sul medesimo documento, in modalità completamente interattiva.
Ideale per la collaborazione a distanza nella stesura di documenti. E' inclusa anche una funzione di produzione pdf a partire da qualsiasi formato office.
PA Sharing è una soluzione particolarmente orientata alle pubbliche amministrazioni locali per implementare il paradigma Smart Working sulle attività di ufficio. Per tale motivo include anche una avanzata funzione di firma elettronica integrata che è in grado di apporre firme in formato Cades, Pades e Detached sui contenuti senza richiedere agli utenti di uscire dalla applicazione o usare tools esterni di firma. L'utente sceglie autonomamente se produrre una nuova versione del file originale o generare ex novo un nuovo contenuto.
PA Sharing include anche un comodo sistema di notifiche delle attività degli utenti in grado di informare i componenti di un gruppo di lavoro relativamente ai contenuti inseriti dagli altri e sulle azioni svolte da questi all'interno degli spazi di lavoro condivisi dal gruppo.
Il sistema di notifiche opera tramite posta elettronica e può essere disattivato se non gradito dal singolo utente.
Il sistema genera automaticamente anche dei report giornalieri con il riassunto delle attività svolte dagli utenti.
Il prodotto include un motore di workflow ed alcuni moduli di processo già pronti utili a svolgere le funzioni collaborative più comuni. Tra questi è incluso un workflow di firma, con il quale si può richiedere la firma digitale di un documento ad un altro utente, un workflow di "assegnazione documento", che permette di fornire ad un altro utente una copia di un documento in via riservata (utile per scenari che trattano dati sensibili). Un workflow per richiedere di svolgere un certo compito ed un altro per approvare o rigettare un contenuto.
PA Sharing include potenti funzioni di ricerca testuale per gli utenti.
Mediante modalità di autocomposizione elenca immediatamente, mano a mano che l'utente digita i caratteri della parola desiderata, i documenti che soddisfano alla ricerca.
Fornisce il supporto ad una semplice a potente sintassi simile a quella offerta da Google (utilizzo di carattere jolly * e di parola esatta mediante i caratteri " ed altro)
Offre filtri per raffinare ulteriormente una ricerca basati sulle proprietà di un contenuto (dimensione, autore, tipo di file, etc).
PA Sharing offre un tool di archiviazione assista della posta elettronica che permette di configurare una qualsiasi cartella come la radice di un archivio specializzato sul trattamento dei messaggi di posta elettronica.
All'atto del caricamento di un messaggio in formato EML o MSG, la funzione si attiva e lo processa automaticamente. Viene così creata una cartella per ciascun messaggio che viene automaticamente dotata dei metadati che caratterizzano il messaggio di posta: "Mittente, Destinatario, Oggetto, Data.
All'interno della stessa viene posizionato il file in formato binario, il corpo del messaggio in formato html e txt e tutti gli eventuali allegati eventualmente presenti nel loro formato originale.

Tecnologie

eZ debug

Clear cache:

Quick settings:

Timing: Sep 27 2020 08:48:11
Script start
Timing: Sep 27 2020 08:48:11
Module start 'content'
Timing: Sep 27 2020 08:48:11
Module end 'content'
Timing: Sep 27 2020 08:48:11
Script end

Main resources:

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Database Queries419

Timing points:

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Script end 0.6520  40,601.4297 

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TS translator
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String conversion in template resource0.00030.0435190.0000
Template parser: create text elements0.00691.0628190.0004
Template parser: remove whitespace0.00140.2114190.0001
Template parser: construct tree0.02533.8739190.0013
Template load and register function0.00330.507680.0004
Template processing0.242337.160230.0808
states
state_id_array0.00010.022010.0001
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Fetch class attribute name0.00210.316730.0007
Fetch class attribute can translate value0.00100.1555120.0001
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Image XML parsing0.00530.8121120.0004
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String conversion0.06389.7859247760.0000
Note: percentages do not add up to 100% because some accumulators overlap

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